Chắc chắn khi đặt phòng lưu trú tại các khách sạn, resort bạn đã từng nghe qua về cụm từ check in, check out. Vậy, check in check out là gì? Hoạt động này có bắt buộc không? Trong bài viết dưới đây, VinWonders sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ check out là gì cũng như quy trình và thủ tục cần thiết khi thực hiện.
1. Check out có nghĩa là gì?
Check out là gì? – Đây thực chất là hoạt động mang hàm ý rời đi. Check out trong khách sạn được hiểu là thủ tục được tiến hành khi du khách có nhu cầu trả phòng. Khi thực hiện các thủ tục trả phòng, nhân viên của khách sạn sẽ tiến hành tổng hợp các chi phí và bạn sẽ thực hiện thanh toán theo yêu cầu. Lúc này, bạn sẽ được xem hóa đơn của mình và có thể kiểm tra, phản ánh nếu xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
>>> Tìm hiểu: Check in là gì? Thủ tục và những lưu ý khi check in khách sạn
2. Quy trình, thủ tục check out khách sạn
Mặc dù là nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn, tuy nhiên các du khách cũng cần tìm hiểu về quy trình và thủ tục check out để có thể phối hợp một cách nhịp nhàng với nhân viên, từ đó tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Vậy, thủ tục check out là gì? Bao gồm những bước nào? Dưới đây là gợi ý chi tiết!
- Bước 1: bộ phận lễ tân sẽ tiếp đón khách hàng tại quầy, sau đó hỏi thăm khách hàng về những trải nghiệm khi lưu trú tại khách sạn.
- Bước 2: nhân viên sẽ hỏi số phòng mà khách hàng trả, sau đó nhận lại chìa khóa và báo với các bộ phận liên quan để thực hiện kiểm tra phòng.
- Bước 3: nhân viên sẽ thực hiện các thao tác kiểm tra trên hệ thống để xem các dịch vụ mà khách hàng sử dụng có dịch vụ nào trả phí không. Sau đó nhận thông báo từ bộ phận kiểm tra phòng và tiến hành xác nhận lại một lần nữa với khách hàng.
- Bước 4: lập hóa đơn bao gồm chi tiết các dịch vụ kèm số tiền cần thanh toán, sau đó chuyển cho khách hàng để đối chiếu, kiểm tra.
- Bước 5: sau khi được khách hàng xác nhận, nhân viên sẽ thông báo số tiền cuối cùng mà khách cần thanh toán.
- Bước 6: khách hàng thực hiện thanh toán dưới sự hỗ trợ của nhân viên khách sạn. Nếu khách hàng có voucher ưu đãi thì sẽ được áp dụng theo quy định.
- Bước 7: nhân viên nhận lại chìa khóa phòng sau đó trả khách hàng giấy tờ tùy thân và tư trang đi kèm nếu có.
- Bước 8: đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn và gửi lại cho khách hàng. Đưa lại cho khách phiếu check out để nhân viên đưa hành lý ra xe.
- Bước 9: hỗ trợ khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần. Sau đó chào tạm biệt và hẹn gặp lại khách hàng.
3. Express check-out là gì?
Express check out là gì? Đây thực chất là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh trong khách sạn. Với dịch vụ này, khách hàng không cần xếp hàng chờ đợi làm thủ tục check out tại quầy lễ tân mà vẫn có thể trả phòng và rời đi. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho những khách hàng lẻ và thanh toán thông qua thẻ tín dụng.
Khách lưu trú tại khách sạn thường sử dụng dịch vụ Express check out khi:
- Không muốn phải xếp hàng và chờ đợi quá lâu ở quầy lễ tân để thực hiện thủ tục trả phòng.
- Khách hàng có việc gấp hay cuộc hẹn quan trọng, cần di chuyển nhanh vào khung giờ trả phòng để không bị trễ chuyến bay.
- Khách hàng là những doanh nhân thành đạt hoặc khách VIP của khách sạn.
4. Express check-out gồm những bước nào?
Ngoài việc tìm hiểu Express check out là gì bạn cũng cần nghiên cứu thêm về các thủ tục thực hiện dịch vụ này. Theo đó, Express check – out bao gồm các bước sau:
- Bước 1: khi khách hàng thực hiện thủ tục check in hoặc trong quá trình lưu trú, nhân viên lễ tân sẽ hỏi khách khách hàng có muốn sử dụng dịch vụ Express check out không.
- Bước 2: nếu khách hàng sử dụng dịch vụ Express check out, trước một ngày làm thủ tục trả phòng, nhân viên lễ tây sẽ gửi bản photo tổng hợp các chi phí dịch vụ trong thời gian khách hàng lưu trú để khách kiểm tra trước.
- Bước 3: khách hàng điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và ký ủy quyền vào giấy trả phòng nhanh của khách sạn.
- Bước 4: khách hàng đưa lại giấy cho nhân viên sau đó nhận lại chứng minh thư và rời khỏi khách sạn.
- Bước 5: nhân viên lễ tân tính tổng hóa đơn dịch vụ của khách hàng rồi ghi vào phiếu cà thẻ tín dụng. Sau đó, khách sạn gửi cho nhân hàng phiếu cà thẻ tín dụng, phiếu đăng ký khách sạn và phiếu trả phòng nhanh có chữ ký của khách hàng để được chấp nhận thanh toán.
- Bước 6: sau khi được ngân hàng thanh toán, nhân viên khách sạn gửi bản sao hóa đơn cùng chứng từ đã thanh toán dịch vụ qua email cho khách hàng. Đồng thời cả hai bên sẽ giữ lại các giấy tờ này để để phòng trường hợp nếu có khiếu nại hoặc tranh chấp.
5. Giờ check out khách sạn và lưu ý khi check out trễ
Bên cạnh check out là gì, nhiều người cũng băn khoăn không biết giờ trả phòng tại khách sạn được quy định như thế nào. Theo đó, đa số khách sạn hiện nay đều áp dụng khung giờ trả phòng không quá 12 giờ trưa. Trong trường hợp khách hàng check out trễ sẽ tính thêm phụ phí như sau:
- Tính thêm 30% giá phòng khi khách hàng check out từ sau 12:00 – 15:00.
- Tính thêm 50% giá phòng khi khách hàng check out trong khung giờ từ 15:00 – 18:00.
- Tính thêm 100% giá phòng khi khách hàng check out sau 18:00.
Sau khi hiểu rõ check out là gì, bạn còn chần chờ gì nữa mà không lên kế hoạch cho chuyến vi vu của mình. Nếu bạn muốn tìm kiếm một địa điểm vừa được thỏa thích vui chơi, vừa được check in cảnh đẹp thì VinWonders là sự lựa chọn không thể lý tưởng hơn. Hệ thống công viên giải trí hàng đầu Việt Nam này đã có mặt tại hầu khắp các địa điểm du lịch của nước ta, bao gồm: Hà Nội, Hội An, Phú Quốc, Nha Trang.
Đến với VinWonders, du khách sẽ được xả stress với hàng loạt trò chơi cảm giác mạnh đỉnh cao, mục sở thị thế giới động – thực vật muôn màu, chiêm ngưỡng hàng ngàn sinh vật biển. Ngoài ra, các show diễn nghệ thuật hoành tráng cùng hệ thống nhà hàng với nhiều món ăn đặc sản Á – Âu sẽ mang đến cho bạn kỳ nghỉ trọn vẹn nhất.
>>> Chần chờ gì nữa mà không booking vé vui chơi VinWonders Phú Quốc, Nha Trang, Nam Hội An, Hà Nội, Vinpearl Safari Phú Quốc, VinKE & Vinpearl Aquarium ngay hôm nay để không bỏ lỡ những hoạt động vui chơi giải trí thú vị nhất!
Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc check out là gì cũng như quy trình và thủ tục thực hiện. Việc hiểu rõ check in check out khách sạn là gì cũng giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tiến hành các thủ tục nhận – trả phòng. Chúc bạn có hành trình vi vu thuận lợi và thú vị nhất!