Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật đáng nhớ và trọn vẹn

Mục lục

Cách tổ chức tiệc sinh nhật đơn giản luôn được mọi người quan tâm (Ảnh: Sưu tầm)

Sinh nhật là dịp vô cùng đặc biệt và ý nghĩa. Vào ngày này mọi người thường lên kế hoạch và vẽ ra nhiều ý tưởng để tạo nên một bữa tiệc đáng nhớ. Nếu bạn được giao trọng trách tổ chức nhưng chưa biết cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật như thế nào cho trọn vẹn, ý nghĩa thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây!

1. Tại sao cần lên kế hoạch tổ chức sinh nhật?

Trong quá trình tổ chức sinh nhật cho bé, tổ chức sinh nhật cho người yêu hay tổ chức sinh nhật cho công ty, việc lên kế hoạch là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nắm được cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật giúp bạn làm chủ buổi tiệc và có thể chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh.

Kế hoạch tổ chức buổi tiệc càng cụ thể thì quá trình diễn ra càng trọn vẹn, hạn chế tối đa những sai sót. Để làm được điều này, bạn cần lên kế hoạch chi tiết từ việc trang trí không gian, lên khách mời, lên thực đơn… Từ đó phần nào nắm được sơ bộ chi phí cho bữa tiệc để biết cách cân đối tài chính, tránh bị lãng phí.

Kế hoạch tổ chức sinh nhật càng chi tiết thì quá trình diễn ra càng thuận lợi (Ảnh: Sưu tầm)

>>> Tham khảo: 1001+ lời chúc sinh nhật hay, ý nghĩa, gây ấn tượng với người nhận

2. Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật đầy đủ, trọn vẹn

Để buổi tiệc sinh nhật diễn ra trọn vẹn với nhiều kỷ niệm đáng nhớ, bạn có thể tham khảo các bước lập kế hoạch tổ chức sinh nhật khoa học, chuyên nghiệp dưới đây!

2.1. Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của việc xây dựng kế hoạch tổ chức sinh nhật chính là lên ý tưởng. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần xem xét độ tuổi, sở thích của chủ nhân buổi tiệc. Nếu tổ chức sinh nhật cho bé thì cần mang đến những điều vui tươi, cách trang trí ngộ nghĩnh, đáng yêu. Còn tổ chức sinh nhật cho ông, bà thì cần sự trang trọng, tinh tế hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ mục tiêu hướng đến của buổi tiệc sinh nhật để lên ý tưởng phù hợp. Chẳng hạn, nếu buổi tiệc chỉ đơn giản là tạo ra không gian thư giãn cho mọi người thì ý tưởng tổ chức sẽ khác hơn so với buổi tiệc sinh nhật nhằm đánh dấu kỷ niệm đặc biệt.

Ý tưởng tổ chức sinh nhật ngoài trời (Ảnh: Sưu tầm)

2.2. Bước 2: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức cũng là một trong những bước quan trọng trong cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Theo đó, bạn cần xác định cụ thể ngày và giờ cho buổi tiệc. Điều này sẽ phụ thuộc vào lịch trình của chủ nhân buổi tiệc, tuy nhiên bạn nên ưu tiên tổ chức vào buổi tối. Bởi thời gian này đa số mọi người đều rảnh, có thể tham gia đầy đủ.

Sau khi xác định được ngày giờ cụ thể, bạn cần chọn địa điểm phù hợp. Nếu tổ chức cho cá nhân và không yêu cầu quá cao về không gian thì có thể tổ chức tại nhà. Còn tiệc sinh nhật cho công ty hay sếp thì có thể lựa chọn nhà hàng hoặc khách sạn.

Một lưu ý nhỏ khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sinh nhật là phải đảm bảo không gian đủ cho toàn bộ khách mời. Ngoài ra, nên chọn địa điểm gần trung tâm để mọi người thuận tiện trong việc di chuyển.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức cũng là điều quan trọng (Ảnh: Sưu tầm)

2.3. Bước 3: Lên danh sách các khách mời

Để đảm bảo bữa tiệc sinh nhật diễn ra trọn vẹn bạn cần lên chi tiết danh sách các khách mời. Nếu tiệc cho cá nhân thì khách mời tham gia thường là đồng nghiệp, bạn bè, người thân quen.

Còn buổi tiệc sinh nhật công ty thì khách mời thường là các thành viên trong công ty, các đối tác hoặc khách hàng thân thiết. Nếu bạn không thể tận tay gửi thiệp đến mọi người thì có thể gọi điện, nhắn tin hoặc gửi thư mời qua email để thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp.

>>> Lưu ngay: Lời chúc mừng sinh nhật người thân ý nghĩa, hài hước, hay nhất

2.4. Bước 4: Dự trù ngân sách cho bữa tiệc sinh nhật

Dự trù kinh phí là một trong những bước quan trọng trong cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Với nguồn ngân sách đã đề ra, bạn cần liệt kê danh sách các hạng mục cần có trong buổi tiệc sinh nhật. Sau đó tính toán chi phí của từng hạng mục sao cho sát nhất với thực tế.

Để làm được điều này, bạn cần tham khảo kinh nghiệm của bạn bè, người thân và tiến hành khảo giá ở các cửa hàng, đơn vị cung cấp. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn biết cách cân đối tài chính để tổ chức buổi tiệc sinh nhật đầy đủ, trọn vẹn và tiết kiệm chi phí.

Dự trù kinh phí tổ chức sinh nhật (Ảnh: Sưu tầm)

2.5. Bước 5: Chọn bánh sinh nhật

Bánh kem chính là linh hồn của bữa tiệc sinh nhật. Sinh nhật có thể thiếu bóng trang trí, thiếu hoa tươi, thiếu quà nhưng chắc chắn không thể thiếu bánh kem. Đôi khi, chỉ cần một chiếc bánh kem với cây nến thôi là mọi người đã biết đang tổ chức sinh nhật.

Tùy theo chủ nhân của buổi tiệc mà bạn có thể lựa chọn chiếc bánh kem phù hợp. Chẳng hạn, nếu là trẻ em thì nên lựa chọn bánh sinh nhật với các nhân vật hoạt hình dễ thương. Còn đối với người lớn thì nên chọn những chiếc bánh với họa tiết trang trí thanh lịch, đơn giản.

Bánh sinh nhật cho bé (Ảnh: Sưu tầm)

2.6. Bước 6: Chọn menu (thực đơn) tiệc phù hợp

Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật không thể thiếu bước lên thực đơn. Tùy theo quy mô cũng như mục đích tổ chức mà bạn lên menu món ăn sao cho phù hợp.

Chẳng hạn, nếu sinh nhật quy mô nhỏ thì bạn có thể tổ chức tiệc teabreak với các món ăn nhẹ và bánh ngọt. Còn nếu tiệc sinh nhật quy mô lớn thì bạn cần chiêu đãi khách mời bữa tiệc mặn với đầy đủ: món khai vị, món chính, đồ uống và món tráng miệng. Ngoài ra, lên thực đơn cần cân đối với tài chính. Đồng thời, lựa chọn những món ăn hợp với khẩu vị của nhiều người.

>>> Tham khảo: Tổng hợp những lời chúc sinh nhật người yêu ý nghĩa, hay nhất

2.7. Bước 7: Chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết và trang trí

Để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết như:

• Thiết bị ánh sáng, âm thanh.
• Dụng cụ trang trí sân khấu, khu vực khách mời, khu vực ăn uống…
• Bàn, ghế, hoa trang trí.
• Thiết bị quay phim, chụp ảnh…

Ngoài ra, nếu tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty với quy mô lớn thì bạn cũng cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ để chủ động trong các tình huống phát sinh như: máy phát điện, tấm chắn, ô lớn, thiết bị hỗ trợ…

Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ để tổ chức sinh nhật (Ảnh: Sưu tầm)

2.8. Bước 8: Lên chương trình, kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật

Đối với những buổi tiệc sinh nhật quy mô lớn và được tổ chức ở nơi sang trọng thì bạn cần lên chương trình và kịch bản tổ chức. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần lên danh sách chi tiết các hoạt động và những nội dung mà bạn muốn thực hiện trong buổi tiệc. Bao gồm lời phát biểu, tổ chức trò chơi, văn nghệ, thổi nến…

Sau đó, bạn xác định thứ tự cũng như thời gian dự kiến cho mỗi phần của chương trình. Cần lựa chọn và sắp xếp trình tự các phần logic để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn.

>>> Gợi ý: Gợi ý 1001 trò chơi tập thể sôi động, hấp dẫn và bí quyết tổ chức hiệu quả

2.9. Bước 9: Lập kế hoạch dự phòng giải quyết rủi ro

Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật cho các công ty, doanh nghiệp nhất định không thể thiếu bước lập kế hoạch dự phòng giải quyết rủi ro. Kế hoạch dự phòng bao gồm những dự tính về các sự cố có thể xảy ra trong buổi tiệc, từ đó giúp bạn luôn chủ động trong tình huống phát sinh.

Ngoài ra, khi lên kế hoạch dự phòng bạn cần phân công người chịu trách nhiệm cho từng đầu công việc. Trong trường hợp tình huống phát sinh nằm trong kế hoạch rủi ro đã chuẩn bị thì người điều hành sẽ nhanh chóng phát hiện và điều phối người giải quyết tình huống để không ảnh hưởng đến bữa tiệc.

2.10. Bước 10: Chạy thử chương trình

Với những sự kiện sinh nhật lớn bạn cần triển khai thêm bước chạy thử chương trình. Trong quá trình chạy thử, bạn sẽ kịp thời phát hiện những lỗi sai hoặc một số vấn đề thiếu logic, từ đó tiến hành điều chỉnh kịch bản sao cho phù hợp.

Với những buổi tiệc sinh nhật quy mô lớn bạn cần chạy thử chương trình để điều chỉnh kịch bản cho phù hợp (Ảnh: Sưu tầm)

2.11. Bước 11: Dọn dẹp sau bữa tiệc

Sau khi chương trình kết thúc, bạn cần phải tiến hành dọn dẹp, vệ sinh khu vực tổ chức sạch sẽ. Đặc biệt, nếu bạn thuê địa điểm là khách sạn hay nhà hàng thì cần thu dọn những gì mình đã setup để bàn giao lại cho đơn vị thuê.

>>> Mách bạn: [Mách bạn] 37 món quà sinh nhật độc đáo, ý nghĩa nhất 2024

3. Một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức sinh nhật

Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật sẽ càng trọn vẹn hơn khi bạn dắt túi thêm một số lưu ý nhỏ dưới đây!

• Tham khảo ý kiến từ những người đã có kinh nghiệm tổ chức sinh nhật để lên kế hoạch khoa học, chi tiết.
• Sau khi lên kế hoạch, hãy rà soát lại để xem chi phí có phù hợp với ngân sách không. Ngoài ra, bạn cũng cần phải dự trù thêm khoản chi phí phát sinh.
• Lên kịch bản chỉn chu để không khí buổi tiệc sinh nhật vui vẻ, mang lại nhiều kỷ niệm cho mọi người.
• Trong trường hợp nếu bạn không biết cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật thì có thể nhờ sự hỗ trợ của các công ty, đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.

Bên cạnh việc lên kế hoạch tổ chức, bạn cũng đừng quên dành tặng những lời chúc hay món quà ý nghĩa trong dịp sinh nhật của người thân, bạn bè. Và một voucher/combo vui chơi thả ga tại các cơ sở VinWonders có mặt ở Hà Nội, Phú Quốc, Hội An, Nha Trang… hứa hẹn là món quà ý nghĩa mang đến bất ngờ và sự hào hứng cho người nhận.

Món quà là chuyến du lịch mang đến sự bất ngờ cho người nhận

Được mệnh danh là điểm đến triệu niềm vui, đến với VinWonders bạn sẽ được trải nghiệm vô vàn những điều hấp dẫn. Từ việc xả stress với hàng loạt trò chơi thú vị cả trong nhà lẫn ngoài trời; check in với nhiều background đẹp cho đến khám phá thế giới đại dương; tận mắt chiêm ngưỡng nhiều loài động vật quý hiếm hay thưởng thức các tiết mục biểu diễn đặc sắc… VinWonders hứa hẹn mang đến cho bạn những kỷ niệm đáng nhớ trong dịp sinh nhật của mình!

Trải nghiệm nhiều hoạt động hấp dẫn tại VinWonders

>>> Booking vé vào VinWonders Phú Quốc, Nha Trang, Nam Hội An, Hà Nội, Vinpearl Safari Phú Quốc, VinKE & Vinpearl Aquarium để dành tặng món quà ý nghĩa cho người thân, bạn bè trong dịp sinh nhật

Nắm được cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật sẽ giúp bạn có thể tự chuẩn bị và tổ chức buổi tiệc một cách trọn vẹn nhất. Đồng thời biết cách cân đối tài chính và hạn chế tối đa chi phí phát sinh. Chần chờ gì nữa mà không áp dụng ngay những kiến thức trong bài để tự tổ chức buổi tiệc sinh nhật ý nghĩa với nhiều kỷ niệm đẹp cho người thân, bạn bè!

Tham khảo các ưu đãi VinWonders hot nhất