Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Cách quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian được xem là kỹ năng mềm quan trọng và cần thiết. Không chỉ đơn thuần là việc phân chia công việc mà kỹ năng này còn đòi hỏi khả năng tổ chức và tận dụng thời gian một cách tối ưu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và bí quyết quản lý thời gian hiệu quả nhất.

1. Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian được hiểu là việc đưa ra những kế hoạch và sử dụng hiệu quả về mặt thời gian trong một chuỗi các hoạt động hoặc công việc để tăng hiệu quả, năng suất. Còn kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng phân chia, kiểm soát và vận dụng thời gian một cách hợp lý nhất, từ đó giúp quá trình phân bổ thời gian cho các công việc được hiệu quả. 

Kỹ năng quản lý về mặt thời gian càng tốt thì quỹ thời gian mà bạn sử dụng càng có ích. Dựa vào kết quả hoàn thành công việc mà bạn có thể đánh giá được mức độ hiệu quả trong việc quản lý thời gian của bản thân. Việc phân bổ thời gian hiệu quả giúp bạn tăng năng suất làm việc, giảm căng thẳng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. 

>>> Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? 11 kỹ năng cần thiết cho hiệu quả cao

2. Tầm quan trọng và lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng và cần thiết. Nhiều người vẫn thường ví von, những ai biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ nắm được chìa khóa khóa của sự thành công. Dưới đây là những lợi ích và tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo:  

• Nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc: việc phân bố thời gian hợp lý giúp bạn tập trung vào công việc một cách tốt nhất, tạo ra không gian sáng tạo và tư duy chiến lược. Biết cách tận dụng thời gian sẽ giúp bạn hoàn thành tốt mọi công việc, đảm bảo đúng tiến độ, tránh tình trạng lúc nào cũng phải chạy đua với deadline. Ngoài ra, biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên mức độ quan trọng của công việc, từ đó tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước để nâng cao hiệu suất. 
• Giảm tải áp lực: bài tập chất đống hay deadline công việc nối liền nhau khiến bạn áp lực, stress và căng thẳng vô cùng. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do bạn thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Việc phân bố thời gian một cách hợp lý sẽ giúp bạn luôn hoàn thành tốt các bài tập và công việc được giao, từ đó giải tỏa áp lực, stress. Ngoài ra, bạn cũng có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, gia đình, cân bằng và cải thiện chất lượng cuộc sống. 
• Cân bằng cuộc sống tốt hơn: mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ để dành cho gia đình, bản thân, công việc. Việc sắp xếp quỹ thời gian hợp lý giúp bạn vừa có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao, vừa có thời gian để chăm sóc con cái, gia đình và có thời gian để thư giãn, nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. 
• Rút ngắn thời gian đi tới thành công: hiểu và vận dụng hiệu quả kỹ năng quản lý thời gian đồng nghĩa với việc bạn đã nắm chắc trong tay chìa khóa dẫn đến thành công. Việc sắp xếp công việc một cách khoa học giúp bạn gia tăng năng suất và dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. 
• Loại bỏ những thói quen xấu: trong học tập cũng như làm việc, nếu không có kế hoạch cụ thể nhiều người sẽ có những thói quen xấu như: trì hoãn công việc, chểnh mảng, không tập trung… Từ đó dẫn đến việc chậm trễ deadline, ảnh hưởng không chỉ với cá nhân mà còn cả tập thể. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn loại bỏ những thói xấu này, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn với mục tiêu và thời gian biểu đã được vạch ra rõ ràng. 
• Quản lý đội nhóm hợp lý, gia tăng tín nhiệm: nếu bạn là người trực tiếp quản lý đội nhóm thì việc trang bị kỹ năng quản lý thời gian là điều vô cùng cần thiết. Điều này hỗ trợ bạn trong việc phân bố thời gian hợp lý, phân chia công việc khoa học. Từ đó giúp đội nhóm hoàn thành mục tiêu, bạn cũng nhận được sự tín nhiệm từ những người đồng đội. 

>>> Tìm hiểu: 12 Kỹ năng lãnh đạo giúp nhà quản lý thành công trong sự nghiệp

3. Các kỹ năng cần thiết giúp quản lý thời gian tốt nhất

Việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn biết cách tổ chức và phân chia thời gian một cách hợp lý, từ đó đẩy nhanh quá trình tiến tới thành công. Để quản lý quỹ thời gian một cách tốt nhất, bạn cần trang bị những kỹ năng cần thiết dưới đây!

3.1. Xác định rõ mức độ ưu tiên của công việc

Việc xác định rõ mức độ ưu tiên của công việc sẽ giúp bạn lên kế hoạch và phân chia thời gian một cách tốt nhất. Theo đó, với mỗi công việc được giao, bạn nên chia thành hai cấp độ gồm quan trọng và khẩn cấp. Trong đó, những việc khẩn cấp bạn nên ưu tiên hoàn thành sớm, tốt nhất nên đặt cả deadline cho mỗi đầu việc. 

Sau khi giải quyết xong công việc khẩn cấp, bạn sẽ tiếp tục thực hiện những đầu việc quan trọng. Việc phân chia các cấp độ quan trọng giúp sắp xếp và bố trí thời gian phù hợp để thực hiện, tránh việc này chồng chéo lên việc kia dẫn đến chậm trễ. 

3.2. Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể

Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất là đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Một kế hoạch lớn và trừu tượng khi được cụ thể hóa thành từng mục tiêu nhỏ thì danh sách những công việc cần làm sẽ chi tiết hơn, điều này cũng giúp bạn xác định được thời gian hoàn thành. Ngoài ra, khi xác định được mục tiêu cũng giúp bạn làm chủ được các tình huống phát sinh, từ đó tăng hiệu quả và năng suất làm việc. 

3.3. Kỹ năng lập kế hoạch

Ngoài việc đặt ra mục tiêu cụ thể và chi tiết, bạn cũng cần trau dồi thêm kỹ năng lập kế hoạch để tận dụng tối đa thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Để lên kế hoạch tốt nhất cho công việc, bạn cần thực hiện lần lượt các yêu cầu sau:

• Đầu tiên, bạn hãy đặt ra mục tiêu lớn nhất mà mình cần đạt được. 
• Sau đó xác định lần lượt các nhiệm vụ nhỏ mà mình cần hoàn thành để đạt được mục tiêu lớn. 
• Tiếp đến, hãy chuẩn bị đầy đủ các kiến thức cũng như kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã vạch ra trong kế hoạch. 
• Cuối cùng, bạn hãy phân bố và tính toán thời gian sao cho hợp lý nhất. Sau đó xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu. 

3.4. Chia nhỏ công việc, tránh lên kế hoạch đa nhiệm

Một trong những yếu tố quan trọng khác giúp bạn hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian chính là chia nhỏ công việc, tránh thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Đặc biệt, nếu bạn không đủ năng lực cũng như trình độ chuyên môn thì đa nhiệm thực sự không phù hợp với bạn. Tốt nhất, bạn hãy chia nhỏ từng công việc để hoàn thiện lần lượt. Ngoài ra, việc tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ cũng gia tăng hiệu quả công việc. 

3.5. Rèn luyện sự tập trung

Một trong những cách giúp bạn không lãng phí thời gian chính là tập trung tối đa cho công việc cần làm. Khi làm bất cứ một việc nào đó, bạn hãy dồn toàn bộ trí tuệ và sức lực để hoàn thành. Điều này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả cao mà còn tiết kiệm tối đa thời gian. 

3.6. Kỹ năng sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý thời gian

Sử dụng các công cụ hay ứng dụng công nghệ là cách hiệu quả để hỗ trợ quản lý thời gian. Hiện nay có nhiều ứng dụng cho phép người dùng có thể kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc. Các phần mềm này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian cho việc làm báo cáo hay họp hành. Đây cũng là cách quản lý nhân sự hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. 

3.7. Tránh xa “sự trì hoãn”

Một trong những kỹ năng quản lý thời gian khác mà bạn không thể bỏ qua là tránh xa sự trì hoãn. Hãy loại bỏ ngay ý nghĩ ỷ lại hoặc “đợi ngày mai làm vẫn chưa muộn”, chính những yếu tố này sẽ làm bạn lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất công việc. 

Thêm vào đó, trong quá trình làm việc sẽ có một số yếu tố gây xao nhãng như: lướt web, chơi game, tám chuyện… Do đó, khi đã bắt đầu làm việc, hãy để điện thoại thật xa, tắt bớt các tab không cần thiết và ngừng nói chuyện phiếm với những người xung quanh. 

3.8. Giữ cho tinh thần thoải mái, hạn chế căng thẳng

Tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn giải quyết công việc nhanh nhất và hiệu quả nhất. Do đó, để rút ngắn thời gian khi làm việc, hãy giữ cho mình sự tập trung và trạng thái tinh thần vui vẻ nhất. Trong quá trình làm việc, nếu gặp áp lực và căng thẳng, đừng ngần ngại rời khỏi ghế, pha cho mình một ly cà phê thật ngon hoặc bật bài nhạc mà mình yêu thích để giải tỏa stress. 

3.9. Kỹ năng “từ chối”

Để tập trung tối đa vào công việc và sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả, bạn hãy trang bị thêm cả kỹ năng “từ chối”. Hãy nói không trước những cuộc hẹn vô nghĩa và từ chối giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa hoàn thành. Thời gian là vàng, là bạc, do đó hãy dành tối đa thời gian để sử dụng vào những công việc mang lại giá trị.

>>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Nguyên tắc & 11 cách rèn luyện hiệu quả

4. Cách rèn luyện và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Để quản lý thời gian một cách khoa học đòi hỏi mỗi người phải rèn luyện và học hỏi dần dần. Dưới đây là một số phương pháp và kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả mà bạn có thể tham khảo và áp dụng!

4.1. Học hỏi phương pháp quản trị thời gian của người thành công

Thực tế đã chứng minh, đa số những người thành công đều là người biết cách phân bổ và sử dụng thời gian hợp lý. Do đó, bạn có thể học hỏi thêm các phương pháp quản trị thời gian của những người thành đạt dưới đây và vận dụng phù hợp cho bản thân!

Phương pháp	Cách thực hiện
Quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower	Ma trận Eisenhower thực chất là mô hình quản lý thời gian với 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Theo đó, bạn có thể sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng để giải quyết, từ đó sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả.
Phương pháp M.I.T	Phương pháp này hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý, ưu tiên những công việc thuộc nhóm khẩn cấp và quan trọng ở ma trận Eisenhower.
Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro	Với phương pháp này bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và cứ lặp lại như thế. Cách này tạo ra áp lực thời gian để bạn tập trung làm việc, đồng thời cũng mang đến thời gian nghỉ, giúp bạn giải tỏa căng thẳng.
Phương pháp làm theo nhóm (Batching)	Phương pháp Batching khuyên bạn đối với những công việc chưa cần thiết và không thật sự quan trọng thì nên làm theo nhóm.
Phương pháp quản lý thời gian The 2-Minute Rule	Nội dung của kỹ năng quản lý thời gian The 2-Minute Rule là đối với những việc có thể làm bạn không nên trì hoãn dưới 2 phút.

 

4.2. Tham gia khóa học kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Hiện nay có rất nhiều những khóa học ngắn về nâng cao kỹ năng mềm. Do đó nếu muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn có thể đăng ký các khóa học từ các chuyên gia, người thành công hoặc đăng ký tham gia các cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm. Không ngừng học hỏi từ những người xung quanh cũng là cách hiệu quả để bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. 

4.3. Đọc sách kỹ năng quản lý thời gian và học hỏi theo

Ngoài việc tham gia các khóa học ngắn hạn, bạn cũng có thể trau dồi thêm kinh nghiệm quản lý thời gian bằng cách tìm đọc các cuốn sách hay. Một số đầu sách hướng dẫn phát triển kỹ năng quản trị thời gian hữu ích mà bạn có thể tham khảo như: The 4 – Hour Workweek (Tuần làm việc 4 giờ) của tác giả Tim Ferriss; First Things First (Tư duy tối ưu) của tác giả Stephen Covey; The One Minute Manager (Vị giám đốc một phút) của tác giả Ken Blanchard and Spencer Johnson. 

>>> Khám phá: Kỹ năng sinh tồn là gì? 11 kỹ năng sinh tồn cơ bản cần thiết nhất

5. Các phương pháp quản trị thời gian trong tổ chức hiệu quả

Dưới đây là một số phương pháp tăng kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức, doanh nghiệp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

5.1. Phương pháp 4D

4D là một trong những phương pháp quản trị thời gian được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Bí quyết của quy tắc này là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Cụ thể như sau:

• Do: bạn cần thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt. 
• Dump: từ bỏ những công việc vô nghĩa, không cần thiết để tiết kiệm thời gian. 
• Delegate: hãy giao công việc cho người thực hiện tốt hơn. 
• Defer: lên danh sách những công việc cần trì hoãn lại. 

5.2. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Thêm một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà các doanh nghiệp cần áp dụng là phương pháp 40 – 30 – 20 – 10. Theo đó, với quy tắc này, bạn nên dành 40% thời gian cho những công việc khẩn cấp và quan trọng nhất; 30% thời gian cho những công việc có mức độ quan trọng thứ hai; 20% thời gian cho những việc quan trọng thứ ba và 10% cho những việc còn lại. 

5.3. Nguyên tắc Pareto (80/20)

Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh 80% thành quả được tạo ra bởi 20% đóng góp. Do đó, bạn cần xác định đâu là 20% công việc cần ưu tiên để mang lại kết quả tốt nhất. Nguyên tắc này tập trung vào các công việc cụ thể và mang tính chất quan trọng, từ đó giúp việc sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn. 

5.4. Thuyết “Hũ dưa muối”

Thuyết “Hũ dưa muối” hay Pickle Jar Theory là phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Pickle Jar Theory dựa trên ý tưởng ví thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn nhất định. Lý thuyết này sẽ giúp bạn xác định được trong danh sách công việc của mình công viện nào là quan trọng nhất và công việc nào không quan trọng. 

Chiếc hũ tượng trưng cho 1 ngày làm việc của bạn. Kèm theo đó là các viên sỏi, hạt cát, nước và hòn đá để lấp đầy hũ dưa. Để học cách thiết lập ưu tiên và lên kế hoạch tốt nhất cho quỹ thời gian một ngày, bạn sẽ bỏ vào hũ theo thứ tự lần lượt:

• Hòn đá: đây là công việc quan trọng nhất trong ngày và bạn cần phải giải quyết đầu tiên. 
• Viên sỏi: đây là công việc có mức độ quan trọng thứ hai. Với công việc này, bạn có thể giao cho người khác giải quyết. 
• Hạt cát: những công việc nhỏ nhặt, linh tinh, không quan trọng. 
• Nước: thời gian bạn dành cho bản thân, gia đình và bạn bè.

>>> Giải đáp: 8 cách rèn luyện, cải thiện kỹ năng lắng nghe của người thành công

6. Bí kíp quản lý thời gian giúp x2 hiệu quả công việc

Ngoài kỹ năng quản lý thời gian, nếu muốn gấp đôi hiệu quả công việc bạn cần dắt túi một số bí kíp để làm chủ thời gian dưới đây:

6.1. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng

Có thể bạn chưa biết, không gian làm việc ảnh hưởng lớn đến mức độ tập trung của bạn. Do đó, nếu góc làm việc của bạn lộn xộn, giấy tờ vứt lung tung sẽ khiến bạn bị phân tâm và giảm hiệu quả làm việc. Do đó, để tập trung 100% vào công việc, hãy dành ra vài phút để bố trí bàn làm việc thật gọn gàng, ngăn nắp. 

6.2. Lên danh sách các việc cần làm

Để làm việc một cách khoa học và chuyên nghiệp, bạn nên list ra danh sách các công việc cần làm và ưu tiên theo mức độ quan trọng. Công việc nào cần gấp, ưu tiên bạn nên liệt kê ra đầu tiên. Việc lên danh sách chi tiết sẽ giúp bạn không bỏ sót công việc, đồng lời quản lý quỹ thời gian của mình hiệu quả hơn, biết cách phân chia để không chậm trễ deadline. 

6.3. Rèn luyện và nâng cao kỹ năng sử dụng các công cụ

Ngoài kỹ năng quản lý thời gian, bạn cũng đừng quên rèn luyện và nâng cao kỹ năng sử dụng các công cụ, nghiệp vụ văn phòng. Chẳng hạn, nếu công việc của bạn liên quan đến viết lách, hãy luyện gõ bằng 10 ngón tay để tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, để năng cao năng suất làm việc, bạn cũng cần sử dụng các công cụ hỗ trợ để tìm kiếm thông tin. 

6.4. Tận dụng phần mềm, app quản lý công việc

Hiện nay có nhiều app, phần mềm hỗ trợ quản lý công việc. Do đó, để tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc, bạn nên tận dụng các ứng dụng này. Một số phần mềm quản lý công việc nổi bật nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo như: Trello, FastWork, Asana, Amis, Base Wework…

6.5. Đặt ra thời gian để trả lời email

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc thông qua email. Do đó, mỗi ngày có thể bạn sẽ nhận được nhiều email phản hồi từ công ty hoặc khách hàng, nếu liên tục trả lời email sẽ khiến bạn mất tập trung làm việc và rất khó để nghĩ ra các ý tưởng. 

Do đó, hãy quy định thời gian để check mail và trả lời email. Mỗi ngày bạn chỉ nên kiểm tra hòm thư của mình khoảng 3 – 6 lần và có thể đặt ra khung giờ cố định là 8h20 sáng, 11h20 sáng, 2h30 chiều và 4h30 chiều. Sau khi giải quyết các email, bạn hãy thoát khỏi hộp thư và tập trung giải quyết những công việc khác. Đây cũng là một trong những kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả mà bạn nên áp dụng. 

6.6. Xác định “giờ vàng” của bản thân

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, trong một ngày mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn so với các khung giờ khác. Chẳng hạn, có người tập trung tốt nhất vào khoảng 9 – 10 giờ sáng, có người tầm 2 – 3 giờ chiều. Do đó, hãy đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của bản thân. Sau đó bạn hãy sắp xếp làm những việc quan trọng nhất vào khung giờ này để đạt được hiệu quả cao nhất. 

Bên cạnh việc tích cực lao động, làm việc thì bạn cũng cần kết hợp du lịch, nghỉ dưỡng để gia tăng vốn sống, trải nghiệm và cải thiện kỹ năng mềm, trong đó có kỹ năng quản lý thời gian. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm vui chơi, xả stress sau những giờ làm việc căng thẳng thì VinWonders là sự lựa chọn lý tưởng. 

Là hệ thống công viên giải trí được thiết kế hiện đại, VinWonders không chỉ mang đến những giây phút vui chơi thú vị mà còn tạo cơ hội để bạn trau dồi các kỹ năng sống, nhất là kỹ năng sử dụng quỹ thời gian. Theo đó, bạn cần biết cách lên kế hoạch và lịch trình cụ thể để làm sao trong một ngày có thể vừa trải nghiệm được nhiều trò chơi, vừa thưởng thức được các tiết mục biểu diễn đặc sắc lại không bỏ lỡ những hoạt động giải trí thú vị. 

Đến với VinWonders, bạn sẽ có cơ hội thử thách bản thân với hàng loạt trò chơi cảm giác mạnh ngoài trời cùng những trò chơi thú vị dưới nước. Ngoài ra, đến đây bạn còn có cơ hội khám phá thế giới đại dương, chiêm ngưỡng các tiểu vũ trụ thực vật tràn đầy nhựa sống. Chưa hết, VinWonders còn mang đến cho du khách những tiết mục biểu diễn độc đáo, được dàn dựng công phu, cùng với đó là nhiều hoạt động trải nghiệm văn hóa, nghệ thuật đặc sắc. 

>>> Booking vé vào VinWonders Phú Quốc, Nha Trang, Nam Hội An, Hà Nội, Vinpearl Safari Phú Quốc, VinKE & Vinpearl Aquarium ngay để khám phá vô vàn những hoạt động hấp dẫn và nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho bản thân!

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết. Hy vọng thông qua bài viết bạn sẽ biết cách phân bổ và áp dụng các phương pháp để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bản thân, từ đó biết cách sắp xếp công việc để cuộc sống cân bằng và trở nên hài hòa hơn! 

>>> Và đừng quên booking vé vào cửa các điểm đến của VinWonders để thỏa thích vui chơi và ứng dụng các kỹ năng mềm vào cuộc sống!

Tham khảo các ưu đãi VinWonders hot nhất