Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 6 phương pháp và 8 bước lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà mỗi người đều cần học tập và trau dồi. Khi lập được kế hoạch tốt mọi việc sẽ diễn ra nhanh chóng, đúng tiến độ. Để thuần thục kỹ năng này, bạn có thể tham khảo 6 phương pháp và 8 bước lập kế hoạch dưới đây.

1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là gì, kỹ năng lập kế hoạch tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, kỹ năng lập kế hoạch gọi là Planning Skills. Kỹ năng này dùng để chỉ khả năng của một người trong việc xác định mục tiêu, định hình chiến lược và thiết lập các bước cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Cụ thể, kỹ năng này bao gồm việc đánh giá tình hình hiện tại, dự đoán tương lai, và lựa chọn các hành động phù hợp để đảm bảo đạt được thành công. Kỹ năng lập kế hoạch công việc hay kỹ năng lập kế hoạch cá nhân không chỉ liên quan đến khả năng kế hoạch hóa chi tiết mà còn bao gồm sự linh hoạt trong việc đưa ra những giải pháp dự phòng nếu kế hoạch có vấn đề. 

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi khả năng phân tích, đánh giá và tối ưu hóa sự sắp xếp của các yếu tố. Nó không chỉ giúp tạo ra một lộ trình rõ ràng, mà còn đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của mục tiêu. Từ việc quản lý thời gian, nguồn lực cho đến việc ứng biến với tình huống bất ngờ, kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sự thành công và đạt được kết quả ưu việt trong mọi lĩnh vực cuộc sống và công việc.

>>> Xem ngay: Các phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử

2. Tại sao kỹ năng lập kế hoạch lại quan trọng?

Kỹ năng lập kế hoạch hay kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng teamwork đều là những kỹ năng mềm quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn có ở ứng viên. Chính vì vậy, việc hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch là vô cùng cần thiết với các bạn sinh viên. 

2.1. Biết việc cần làm là gì và thứ tự ưu tiên

Khi lên kế hoạch cụ thể cho công việc, bạn sẽ biết tổng thể các mục cần làm, việc gì nên làm trước, việc gì có thể làm sau. Từ đó bạn sẽ hệ thống hóa được các công việc và sắp xếp được thời gian để làm các công việc đó.

2.2. Sắp xếp công việc hợp lý, khoa học

Khi biết được các công việc cần làm, bạn sẽ sắp xếp các công việc này một cách hợp lý và khoa học. Việc sắp xếp công việc khoa học giúp bạn đẩy nhanh tiến độ, hoàn thành mục tiêu.

2.3. Thuận tiện theo dõi, kiểm tra mức độ hoàn thành công việc

Khi có một bản kế hoạch hoàn chỉnh bất cứ khi nào cần theo công việc bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được từng đầu mục và có phương án xử lý kịp thời nếu xảy ra sai sót. 

2.4. Quản lý thời gian một cách hiệu quả

Khi bạn có kỹ năng lập kế hoạch tốt đồng nghĩa kỹ năng quản lý thời gian của bạn cũng được nâng cao. Bởi khi có khả năng lập kế hoạch và quản lý thời gian tốt bạn sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

2.5. Tận dụng tối ưu các nguồn lực

Khi bạn lên một bản kế hoạch tốt, bạn sẽ biết tận dụng và phân chia nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Các nhân sự sẽ làm đúng phần việc được giao và phát triển được khả năng cá nhân của mình.

2.6. Phát triển bản thân theo đúng định hướng

Khi lập kế hoạch 5 năm cho bản thân hay 10 năm, 15 năm, bạn sẽ đi theo đúng định hướng đã đề ra và quyết tâm thực hiện mục tiêu đó.

2.7. Tạo động lực để đạt được mục tiêu đề ra

Tiến triển từng bước một trong kế hoạch sẽ mang lại cảm giác gần đạt được mục tiêu, khiến bạn có thêm động lực để hoàn thành các bước tiếp theo.  

2.8. Quản trị rủi ro một cách chủ động

Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp bạn chủ động được các rủi ro có thể xảy ra, từ đó đưa sẵn ra các giải pháp xử lý kịp thời.

2.9. Thúc đẩy sự kết nối trong đội nhóm, tập thể

Rèn luyện tốt khả năng lập kế hoạch, bạn sẽ tăng cường thêm kỹ năng làm việc nhóm. Một bản kế hoạch tốt sẽ có sự đóng góp của đội nhóm, tập thể, từ đó công việc sẽ hoàn thành suôn sẻ và hiệu quả hơn.

3. Cách lập kế hoạch bài bản, khoa học, đạt hiệu quả cao

Để trau dồi được kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, bạn có thể tham khảo 8 bước chi tiết dưới đây:

3.1. Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch

Bạn hãy bắt đầu bằng việc phân tách kế hoạch thành những phần nhỏ sao cho dễ quản lý. Điều này giúp bạn tránh bị áp đặt bởi áp lực, duy trì sự tập trung và cũng chia nhỏ kế hoạch để dễ dàng thực hiện.

3.2. Bước 2: Xác định rõ ràng mục tiêu công việc

Đặt ra mục tiêu cụ thể và đo lường được là bước thứ 2 trong kỹ năng lập kế hoạch. Điều này tạo nền tảng để dẫn dắt toàn bộ quá trình lập kế hoạch của bạn được thành công.

3.3. Bước 3: Lên danh sách các việc cần làm

Liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Hãy đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào để tránh kế hoạch bị xáo trộn.

3.4. Bước 4: Phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Để cho kế hoạch được diễn ra đúng như tiến độ cũng như sớm đạt được mục tiêu, bạn cần xác định những việc quan trọng nhất và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên dựa trên tầm quan trọng và thời hạn.

3.5. Bước 5: Phân bổ hợp lý các nguồn lực

Xem xét tài nguyên như thời gian, nguồn nhân lực và vật liệu cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và phân bổ chúng một cách hợp lý là bước bạn không thể bỏ qua trong quá trình lập kế hoạch. 

3.6. Bước 6: Thực hiện công việc theo kế hoạch

Sau khi phân bổ các nguồn lực hợp lý, bạn hãy bắt đầu thực hiện từng nhiệm vụ dựa trên lịch trình và kế hoạch đã thiết lập. Bạn hãy luôn tuân thủ thời gian và tiến độ dự kiến để đảm bảo mục tiêu công việc được hoàn thành.

3.7. Bước 7: Ứng biến linh hoạt với những vấn đề phát sinh

Đôi khi khi thực hiện kế hoạch có thể xuất hiện những trở ngại hoặc thay đổi không lường trước. Kỹ năng ứng biến sẽ giúp bạn linh hoạt thay đổi kế hoạch một cách hiệu quả nhất. 

3.8. Bước 8: Đo lường, đánh giá và tổng kết công việc sau mỗi tuần

Đặt thời gian định kỳ để đánh giá tiến độ, xem xét những gì đã hoạt động tốt và điều chỉnh kế hoạch cho tuần tiếp theo là bước cần thiết để bạn có thể đánh giá tổng quan kế hoạch mà mình đã lập ra.

>>> Xem thêm: Các phương pháp học tập và rèn luyện kỹ năng sinh tồn hiệu quả nhất

4. 6 phương pháp phổ biến được áp dụng khi lập kế hoạch

Để có được một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn có thể áp dụng 6 phương pháp phổ biến dưới đây:

4.1. Mô hình 5W 1H 2C 5M

Mô hình 5W 1H 2C 5M là một phương pháp lập kế hoạch và phân tích chi tiết, giúp đảm bảo rằng tất cả các công việc được hoàn thành một cách suôn sẻ. Đây là cách người lập kế hoạch trả lời các câu hỏi quan trọng, bao gồm: 

5W (Who, What, Why, When, Where):

• Who: Xác định người thực hiện, quản lý và các bên liên quan trong kế hoạch.
• What: Định rõ nhiệm vụ, công việc cần thực hiện, hoặc mục tiêu cần đạt được.
• Why: Xác định lý do và mục tiêu của kế hoạch, làm rõ giá trị và ý nghĩa của nó.
• When: Đặt lịch trình thời gian, định rõ các hạn chế và thời hạn cần đạt.
• Where: Xác định vị trí và không gian mà kế hoạch sẽ diễn ra.

1H (How): Đặt ra kế hoạch cụ thể về cách thực hiện, sử dụng phương pháp, công cụ và nguồn tài nguyên.

2C (Control, Check):

•  Control: Các nhiệm vụ nào trong kế hoạch cần kiểm soát và kiểm soát như thế nào?
• Check: Các đầu mục công việc nào cần kiểm tra và tiêu chí, thời gian để kiểm tra?

5M (Man, Money, Material, Machine, Method):

• Man: Liệu người đảm nhiệm nhiệm vụ có đáp ứng đủ trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết hay không?
• Money: Chi phí dành cho nhiệm vụ là bao nhiêu? Thời điểm cần phải giải ngân là khi nào?
• Material: Điều kiện nào thể hiện sự đáp ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của kế hoạch nhân sự?
• Machine: Các thiết bị kỹ thuật hiện có có đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ không? Các kỹ thuật và máy móc cần được áp dụng là gì?
• Method: Làm thế nào để vận hành nhân sự một cách tối ưu, thỏa mãn yêu cầu của kế hoạch?

4.2. Sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) tập trung vào việc xác định thời gian và quan hệ giữa các nhiệm vụ trong dự án. Nó giúp định rõ thời gian cần thiết cho từng giai đoạn và phân loại công việc quan trọng.

Để thực hiện sơ đồ này, bạn cần xác định 4 yếu tố: công việc, sự kiện, đường găng và thời gian dự trữ. Các nhiệm vụ được biểu diễn dưới dạng nút trên sơ đồ, và các mũi tên kết nối các nút biểu thị thứ tự logic và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Điều này giúp người quản lý dự án dễ dàng nhận biết được các nhiệm vụ quan trọng, đối chiếu với tiến độ dự kiến, và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.

4.3. Phương pháp Agile

Phương pháp Agile là một hướng tiếp cận linh hoạt trong quản lý dự án, tập trung vào tạo ra giá trị tối ưu. Phương pháp này chia nhỏ các công việc thành các Sprint để giúp mọi người có thể dễ dàng hoàn thành công việc. Sự linh hoạt của Agile cho phép thay đổi trong suốt quá trình thực hiện, giúp đáp ứng nhanh chóng với sự biến đổi trong yêu cầu của kế hoạch.

4.4. Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một phương pháp phổ biến được áp dụng trong kỹ năng lập kế hoạch. Sơ đồ biểu thị thời gian và tiến độ của các nhiệm vụ trong một dự án dưới dạng biểu đồ thanh ngang. Mỗi thanh thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Sơ đồ Gantt giúp dễ dàng theo dõi tiến độ, xác định các kết nối logic giữa các nhiệm vụ và đảm bảo hiệu quả thời gian. Bằng cách trình bày một cách trực quan, sơ đồ Gantt giúp nhóm dự án hiểu rõ lịch trình, ưu tiên công việc và tối ưu hóa quản lý thời gian.

4.5. Phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen tập trung vào việc tìm kiếm và thực hiện những cải tiến nhỏ, liên tục và không ngừng trong mọi khía cạnh của dự án. Qua việc thúc đẩy sự tham gia của toàn bộ nhóm làm việc và tạo ra môi trường ủng hộ ý tưởng mới, Kaizen giúp tăng cường hiệu suất, chất lượng và hiệu quả trong dài hạn.

4.6. Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là một công cụ quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, tập trung vào việc đánh giá Sức mạnh (Strengths), Yếu điểm (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities) và Rủi ro (Threats) liên quan đến mục tiêu hoặc dự án. Điều này giúp xác định các khía cạnh của doanh nghiệp để tạo ra một chiến lược tổng thể hiệu quả. Phân tích SWOT giúp tập trung vào sự phát triển sức mạnh, khắc phục yếu điểm, tận dụng cơ hội và đối phó với rủi ro. 

5. Cách cải thiện, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức

Hiện nay có rất nhiều cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch mà các bạn sinh viên ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường hoặc các bạn đã đi làm có thể áp dụng trong công việc.

5.1. Một lòng hướng tới mục tiêu chung

Một kế hoạch thành công khi bạn và đội nhóm cùng hướng tới mục tiêu chung. Chỉ khi nghĩ tới mục tiêu cần đạt được thì bạn sẽ dành ra hết tâm sức để lập bản kế hoạch hoàn hảo. 

5.2. Lập kế hoạch trên phần mềm hoặc trên giấy cụ thể, rõ ràng

Ngay khi có ý tưởng và muốn biến ý tưởng đó thành kế hoạch cụ thể, bạn hãy viết ra giấy hoặc điền lên trên phần mềm có sẵn. Điều này giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng, không bỏ lỡ các công việc nào cũng như phát hiện các sai sót để kịp thời điều chỉnh.

5.3. Triển khai những việc có mức độ ưu tiên cao trước

Để trau dồi kỹ năng lập kế hoạch tốt, bạn hãy viết ra những công việc có mức độ ưu tiên trước và hoàn thành các công việc đó theo đúng thời gian định sẵn. 

5.4. Đưa ra câu hỏi

Để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu bạn nên đặt ra những câu hỏi cụ thể và tự trả lời chúng. Việc này giúp bạn khai thác được nhiều hơn các khía cạnh trong công việc, từ đó đưa ra những ý tưởng đột phá. 

5.5. Lập danh sách những việc cần làm hàng ngày, tuần

Để sở hữu được khả năng lập kế hoạch tốt nhất bạn nên rèn luyện từ những việc nhỏ nhất. Từ việc lập danh sách những công việc hàng ngày, hàng tuần cần làm và thực hiện theo thời gian đã định sẵn. 

6. Những sai lầm khi thực hành kỹ năng lập kế hoạch

6.1. Xây dựng kế hoạch thiếu tính thực tế

Đây là tình huống khi kế hoạch được lập nên mà không cân nhắc đến khả năng thực hiện, tức là kế hoạch thiếu tính thực tế. Các yếu tố như nguồn lực, thời gian hay khả năng của những người thực hiện trong kế hoạch không đảm bảo, xa rời thực tế. Chính vì vậy, khi lập kế hoạch bạn cần bám sát thực tế để đảm bảo kế hoạch được vận hành trơn tru. 

6.2. Lên kế hoạch không rõ ràng, chung chung

Kế hoạch không được phát triển một cách cụ thể, dẫn đến việc các nhiệm vụ và mục tiêu không được hiểu rõ. Chính sự mơ hồ và không rõ ràng trong kế hoạch có thể dẫn đến hiểu lầm và việc thực hiện không hiệu quả. Bởi vậy, bạn hãy lên kế hoạch các đầu việc một cách rõ ràng nhất, chi tiết nhất.

6.3. Phân bổ thời gian chưa hợp lý

Khi không có sự xem xét cẩn thận về thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, kế hoạch có thể dẫn đến việc phân bổ thời gian không thích hợp. Điều này có thể làm tăng áp lực và gây stress cho người thực hiện công việc đó. Vì vậy, khi lên kế hoạch bạn hãy cố gắng tính toán thời gian sao cho phù hợp nhất để người thực hiện có thể hoàn thành tốt công việc được giao. 

6.4. Không lên kế hoạch dự phòng khi gặp rủi ro

Không đặt ra các kế hoạch dự phòng để ứng biến với những tình huống rủi ro có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc thất bại của dự án. Bởi bất kỳ một kế hoạch nào cũng có thể xảy ra rủi ro từ nhiều phía cho nên bạn cần liệt kê ra các rủi ro có thể gặp phải và các giải pháp xử lý các rủi ro đó. 

6.5. Xem nhẹ quá trình, đặt nặng mục tiêu

Đặt ra mục tiêu không thực tế hoặc quá cao, cùng việc không tập trung đúng vào quá trình thực hiện, có thể khiến kế hoạch trở nên không thể thực hiện được. Quá trình thực hiện bị xem như chỉ là bước điểm qua để đạt được mục tiêu cao hơn chính là sai lầm khi lập kế hoạch mà rất người mắc phải. Để giảm thiểu sai lầm này bạn có thể nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, cùng đội nhóm của mình hoàn thành tốt công việc. 

>>> Tham khảo: Bí kíp rèn luyện, nâng cao kỹ năng quan sát trong công việc và cuộc sống

7. Những cuốn sách hay về kỹ năng lập kế hoạch

Ngoài các khóa học kỹ năng lập kế hoạch bạn còn có thể đọc thêm sách kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả để cải thiện, nâng cao kỹ năng này từng ngày. Hiện nay có rất nhiều cuốn sách hay về lập kế hoạch giúp bạn đạt được mục tiêu trong công việc và cuộc sống. Bạn có thể tham khảo 5 cuốn sách lập kế hoạch hay nhất dưới đây:

• Đừng để mục tiêu như diều không gió – Tác giả: S.J.,SCOTT
• Sống có kế hoạch – Tác giả: Paula Rizzo
• Bản kế hoạch thay đổi định mệnh – Tác giả: Michael Hyatt & Daniel Harkavy  
• Kế hoạch 5 bước để đạt mục tiêu – Tác giả: Michael Hyatt
• Thiết lập kế hoạch phát triển bản thân – Tác giả: Zig Ziglar

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng và là nền tảng giúp mỗi cá nhân đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. Chính vì vậy, cải thiện, rèn luyện kỹ năng này là điều cần thiết và nên được thực hành thường xuyên. Ngoài việc trau dồi kiến thức từ sách, tài liệu, khóa học bạn có thể lên kế hoạch đi du lịch cùng bạn bè, đồng nghiệp để mở mang kiến thức, học hỏi từ người khác. Những chuyến du lịch không chỉ giúp bạn có thời gian vui chơi, giải trí mà còn là dịp để nâng cao kỹ năng mềm một cách hiệu quả.

Khi đến các địa điểm du lịch, bạn đừng quên ghé các cơ sở của hệ thống công viên vui chơi, giải trí VinWonders. VinWonders không chỉ mang lại những giờ phút vui chơi thú vị mà còn là cơ hội để bạn khám phá thế giới xung quanh, trau dồi kỹ năng sống đặc biệt là kỹ năng lập kế hoạch.

Tại VinWonders có vô vàn các trò chơi khác nhau phù hợp với mọi du khách từ những trò chơi cảm giác mạnh cho đến những trò chơi ở thế giới nước đầy sắc màu. Bên cạnh đó, bạn đừng quên tận hưởng những phút giây thú vị khi xem các chương trình biểu diễn nghệ thuật đặc sắc. Đặc biệt, khi đến VinWonders bạn sẽ có cơ hội khám phá tinh hoa văn hóa Việt Nam, giúp bạn có cái nhìn rộng mở và sâu sắc hơn. Và còn rất nhiều những hoạt động, trải nghiệm hấp dẫn khác tại VinWonders sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng mềm.

>>> Booking vé vào VinWonders Phú Quốc, Nha Trang, Nam Hội An, Hà Nội, Vinpearl Safari Phú Quốc, VinKE & Vinpearl Aquarium để cùng bạn bè khám phá cuộc sống và học hỏi thêm nhiều điều mới mẻ

Rèn luyện và nâng cao kỹ năng lập kế hoạch sẽ đem lại cho bạn những lợi ích quan trọng trong công việc và cuộc sống. Từ việc thúc đẩy sự tự tin trong việc đối mặt với thách thức, tăng cường khả năng quản lý thời gian cho đến việc tạo ra kế hoạch dự phòng để ứng phó với tình huống bất ngờ. Hy vọng với những thông tin trên đây sẽ giúp bạn tạo ra được bản kế hoạch tốt nhất cho bản thân và công việc. 

>>> Ngay hôm nay hãy booking vé vào cửa các điểm đến của VinWonders để nhận ngay mã ưu đãi dành riêng cho bạn

Tham khảo các ưu đãi VinWonders hot nhất